Feinheiten der Geschäftskommunikation per Telefon

Die Kunst der Geschäftskommunikation ist ein wichtiger Aspekt der Verhandlung und verliert seit vielen Jahren nicht an Relevanz. Die Intensität der Geschäftskommunikation über das Telefon nimmt von Jahr zu Jahr zu. Und mit der Entwicklung der Mobilkommunikation wird dies zu einer der wichtigsten Kommunikationsmethoden. Für Telefongespräche ist es wichtig, die Details und Regeln der Geschäftskommunikation zu kennen.

Das Telefon spielt in der modernen Welt eine wichtige Rolle, denn mit seiner Hilfe kommunizieren wir mit unseren Verwandten, Freunden, Kollegen, Geschäftsführern und Geschäftspartnern.

Während eines Gesprächs mit einem bestimmten Personenkreis wendet eine Person die entsprechende Kommunikationsmethode an und wird beispielsweise niemals mit ihrem Chef in einen Dialog treten, wie mit einem engen Freund. In dieser Situation wird eine offiziellere Art der Kommunikation verwendet.

Die Geschäftsetikette sollte auch von Mitarbeitern verwendet werden, die Meinungsumfragen durchführen, Anrufe von Kunden entgegennehmen oder telefonisch verhandeln. Oft ist es erfolgreich, Telefongespräche zum Schlüssel für gute Geschäftsbeziehungen zu machen. Und selbst das Image eines Unternehmens kann ganz von der Fähigkeit der Mitarbeiter abhängen, intelligente Dialoge per Telefon zu führen.

Derzeit werden die meisten Anrufe über mobile Geräte getätigt. Mit diesem Kommunikationswerkzeug müssen Sie einige Regeln befolgen.

• Schalten Sie das Telefon bei einem Geschäftstreffen mit einem Kunden, in einem Kino oder auf einem Seminar immer aus oder aktivieren Sie den Vibrationsmodus.
• Ein mobiles Gerät ist anfälliger für Ton als ein Festnetztelefon. Daher können Sie in einer Situation, in der es an einem öffentlichen Ort erforderlich ist, ein persönliches Gespräch ohne Eingreifen von außen zu führen, einfach leise sprechen und die andere Person wird Sie hören.

• Rufen Sie das Telefon nicht zu laut an. Er kann andere erschrecken.
• Versuchen Sie, kurz zu sprechen. Bei Anwesenheit Dritter sollte das Gespräch nicht länger als 30 Sekunden dauern, da sonst die Gefahr besteht, unhöflich vor einer Person auszusehen. Wenn es triftige Gründe für ein Telefongespräch gibt, zum Beispiel die Krankheit eines Verwandten oder eine große Transaktion, sollten Sie die Anwesenden über die Situation informieren.
• Vermeiden Sie Telefongespräche während eines Geschäftsessen. Wenn der Anruf dringend beantwortet werden muss, sollten Sie den Tisch verlassen und an einem weniger überfüllten Ort sprechen.

Ethische Standards bei der telefonischen Kommunikation sind wichtig für die effektive Arbeit des Unternehmens. Die Kultur der Telefongespräche ist eine besondere Art der Geschäftskommunikation. Die Kenntnis der Etikette-Regeln stärkt die Geschäftsbeziehungen und steigert die Rentabilität der Organisation.

• Es ist notwendig, die Person zu begrüßen, mit der ein Telefongespräch geführt wird. Hierfür eignen sich am besten Sätze zur Tageszeit („Guten Morgen“, „Guten Nachmittag“ oder „Guten Abend“).
• Während eines Geschäftsgesprächs ist es wichtig, Ihre eigene Intonation zu überwachen. Um den Gesprächspartner nicht zu drängen, müssen Sie höflich und ruhig sprechen und unnötige Emotionen vermeiden.

• Nach der Begrüßung wird empfohlen, sich vorzustellen und Ihren Namen, Ihre Position und Organisation anzugeben.
• Wenn Sie eine Person anrufen, sollten Sie immer klären, ob es für sie im Moment zweckmäßig ist, zu sprechen.
• Nach ethischen Maßstäben müssen Sie nach dem zweiten oder dritten Anruf den Hörer abheben.
• Während des Gesprächs sollten Sie nicht rauchen, essen oder trinken.
• Wenn der Anrufer an einem anderen Mitarbeiter der Organisation interessiert ist, sollte das Gespräch zu ihm umgeleitet oder die Wartefunktion aktiviert werden.
• In einer Situation, in der Sie die falsche Nummer haben, müssen Sie sich, ohne unnötige Fragen zu stellen, beim Gesprächspartner entschuldigen und sich sofort verabschieden.
• Rufen Sie niemals früh morgens, in der Mittagspause oder am Ende des Arbeitstages an.
• Die Sekretärin oder der Assistent kann anstelle des Managers Anrufe tätigen oder entgegennehmen.

• Sie können die persönliche Nummer eines Partners oder Kunden nur anrufen, wenn er Ihnen seine Kontakte mitgeteilt hat. Aber an Wochenenden und Feiertagen sind solche Anrufe verboten.
• Es gibt Fälle, in denen das Gespräch aufgrund einer schlechten Kommunikation unterbrochen wird. In dieser Situation muss derjenige, der zuerst anrief, zurückrufen.
• Zögern Sie nicht das Gespräch. Ein langes Gespräch kann den Gesprächspartner langweilen und Ressentiments hervorrufen. Verzögert sich die Kommunikation und wird der Zweck des Gesprächs nicht erreicht, kann der Kunde am nächsten Tag zurückrufen oder ein persönliches Gespräch vereinbaren.
• Nach dem Ende des Gesprächs wird empfohlen, dem Gesprächspartner zu danken und sich höflich von ihm zu verabschieden, nachdem er gefragt hat, ob er irgendwelche Fragen hat. Diese einfache Aktion vervollständigt das Gespräch und fördert die weitere Zusammenarbeit.

Das Telefonieren sollte sorgfältig vorbereiten und eine Reihe spezifischer Aktionen ausführen. Lassen Sie uns die Hauptpunkte genauer betrachten.

• Der Gesprächspartner sollte erst angerufen werden, nachdem ein klarer Gesprächsplan erstellt wurde. Um kleinere Details auszuschließen, können Sie eine grafische oder schematische Darstellung erstellen.
• Notieren Sie sich die wichtigen Fragen, die Sie während des Verhandlungsprozesses stellen müssen.
• Bereiten Sie Dokumente vor, die für den Kommunikationsprozess erforderlich sein können (Korrespondenz, Berichte, Verträge).

• Wenden Sie sich vorab an den Gesprächspartner, um einen geeigneten Zeitraum für einen Anruf zu vereinbaren.
• Bereiten Sie ein Notizbuch oder ein Tagebuch vor, um die empfangenen Informationen aufzuzeichnen.
• Informieren Sie sich über die allgemeine Liste der Personen, die an der Konversation teilnehmen werden, um sie unter Angabe ihres Namens und ihres Förderers zu kontaktieren.
• Versuchen Sie, eine positive Einstellung vorzunehmen, bevor Sie die Nummer wählen. Dann sollte Ihr emotionaler Zustand natürlich den Standort des Gesprächspartners bestimmen.
• Berücksichtigen Sie bei einem Telefongespräch die Sicherheit der Kommunikation im Büro, da wertvolle Informationen in die Hände von Wettbewerbern gelangen können.

Es gibt auch Punkte, die im anstehenden Telefongespräch ausgeschlossen und nicht zugelassen werden sollten.

• Keine Notwendigkeit, geschäftliche Angelegenheiten mit einer unbekannten oder zufälligen Person zu besprechen. Es ist besser, ein persönliches Treffen zu vereinbaren.
• Es wird nicht empfohlen, eine Entscheidung von einer Person zu verlangen, die nicht befugt ist, dies zu tun, oder anderweitig glaubt. Am Telefon kann er seine Zustimmung geben, obwohl er ein Gegner dieser Entscheidung sein wird.
• Sprachanfragen sind nicht erforderlich, wenn keine Gewissheit besteht, dass der Gesprächspartner mit Ihnen einverstanden ist und helfen möchte.

In der Geschäftskommunikation spielt das Telefon eine zweifache Rolle. Sehr oft lenkt es von dringenden Aufgaben ab, die tagsüber ausgeführt werden, beschleunigt jedoch gleichzeitig die Lösung vieler Aufgaben. Aus diesem Grund müssen die Prinzipien von Telefongesprächen erlernt werden, die zu einer effizienteren Nutzung beitragen.

Es ist sehr wichtig, eine Geschäftskommunikationstechnik für Mitarbeiter zu haben, deren spezifische Arbeit in Telefongesprächen mit potenziellen Kunden besteht. Viele Unternehmen versuchen von Anfang an, mit dem Anrufer in Kontakt zu treten, um ihn zu einem echten Kunden zu machen.

Unternehmen konkurrieren auf unterschiedliche Weise, um Kunden anzulocken. Eine wichtige Phase bei der Förderung von Diensten ist der Telefonverkauf. Daher müssen die Manager den Dialog mit den Kunden korrekt und taktvoll führen, da sonst profitable Verträge an Wettbewerber gehen.

Die folgenden Tipps helfen Ihnen dabei, geschäftliche Kommunikation über das Telefon erfolgreich zu gestalten.

• Es wird empfohlen, eine Person anzurufen, die Ihnen einen nützlichen Service geboten hat. Dankesworte sind sehr wichtig für die zukünftige Zusammenarbeit.
• Lächle beim Chatten immer. Ihr Lächeln und Optimismus werden den Abonnenten sicherlich spüren.
• Versuchen Sie im Verhandlungsprozess, den Gedankengang des Gesprächspartners vorherzusagen.
• Sprechen Sie niemals Obszönitäten oder Umgangssprachen aus. Dies widerspricht der Kommunikationskultur.
• Verwenden Sie Ausdrücke und Begriffe, die der Anrufer versteht.
• Decken Sie das Mobilteil nicht ab, während Sie mit anderen Personen parallel sprechen. Also Respektlosigkeit gegenüber dem Gesprächspartner.
• Erkläre deine Position sicher und genau, denn Genauigkeit ist die Höflichkeit der Könige.

• Verhandlungen sind wichtig, um schnell zu führen und Fragen, die unverzüglich gestellt werden, und komplizierte Sätze zu beantworten. Eine Pause kann nur dann gerechtfertigt sein, wenn ein Fachmann damit beschäftigt ist, die für die Verhandlungen erforderlichen Unterlagen zu suchen. Wenn sich die Pause verzögert hat, hat die Person das volle Recht, die Kommunikation zu unterbrechen.
• In Momenten der telefonischen, realen oder virtuellen Kommunikation müssen Sie äußerst höflich sein. Geschrei und Reden mit erhobener Stimme gelten als Verstoß gegen die Ethik.
• Verabschieden Sie sich richtig vom Gesprächspartner, denn der gekonnte Abschluss des Gesprächs ist nicht weniger wichtig als der Hauptteil des Dialogs. Sie können der anderen Person die Möglichkeit geben, zuerst aufzulegen. Damit beenden Sie das Gespräch auf einer freundlichen Welle.

Für eine erfolgreiche Kommunikation per Telefon muss man natürlich eine gute Aussprache haben. Verwenden Sie die Lektionen aus dem folgenden Video, um Ihre Rede ausdrucksstark und Ihre Stimme angenehm zu machen.